仮払金取引の仕訳の基礎

社員が出張する際に出張にかかる旅費の概算額を前払いした場合など、金額は支出したにもかかわらず、費用の中身や確定金額が未だに判明していないような支出があります。
このような概算で前払した経費はどのように記帳すればよいのでしょうか?

支払時点においてはいまだに内容や正確な金額がわからないような支出をした場合は、いったん仮払金という資産グループの勘定科目を使って記帳します。その後、経費の内容や金額が確定した段階で仮払金という資産から該当する費用科目に振り替えることになります。

資産グループの勘定科目の仕訳ルールは、増加は左側(借方)、減少は右側(貸方)に記帳することです。
では、下記の具体例で仮払金の仕訳をご確認ください。

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仮払金の仕訳例

1.社員が大阪へ出張するに際し、新幹線代や宿泊代、現地での移動のための交通費等の旅費の概算額80,000円を現金で支払った。

借方 金額 貸方 金額
仮払金 80,000 現金 80,000

社員の出張に際し、旅費を概算額で前払しています。ただし、この段階においては、この出張に要する費用の正確な金額や内容はわからないため、いったん支払額を仮払金という資産として記帳します。仮払金はいまだ費用にはなっていない資産科目ですので、その増加額を左側(借方)に「仮払金80,000円」と記入してください。同時に現金という資産が80,000円減少していますので右側(貸方)は「現金80,000円」となります。

2.社員が大阪出張から帰京し、出張旅費に要した領収書78,000円を受け取った。概算払いした旅費の残金2,000円は現金で受けとった。

借方 金額 貸方 金額
旅費交通費 78,000 仮払金 80,000
現金 2,000

社員が出張から帰社し、出張に掛かった正確な金額を報告することにより、経費の中身と金額が判明します。したがって、この時点において判明した経費(旅費交通費)78,000円について左側(借方)に「旅費交通費78,000円」と記入してください。また、概算払いの80,000円と正確な旅費78,000円との差額2,000円は現金で受け取っていますので、現金という資産が2,000円増加しています。したがって左側(借方)にさらに「現金2,000円」と記入します。
いっぽう、経費の中身と金額が判明することにより、いったん資産に計上されていた仮払金80,000円を消去することが必要となりますので右側(貸方)に「仮払金80,000円」と記入します。

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