取引先が負担する発送費や役員・社員などが支払うべき保険料などを会社がいったん立替えて支払うような場合があります。
このように本来は会社の負担でない支出を会社が取引先や社員などに代わって立替えて支払った場合はどのように記帳すればよいのでしょうか？

会社が取引先や従業員などに代わって立替えて支払った金額は、後日に取引先や社員などに返済を求めることができますのでこれは立替金という資産グループの勘定科目を使って記帳します。その後、立替金の返済を受けた段階で立替金を減額します。

資産グループの勘定科目の仕訳ルールは、増加は左側（借方）、減少は右側（貸方）に記帳することです。
では、下記の具体例で立替金の仕訳をご確認ください。

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立替金の仕訳例

1．社員が負担すべき家賃50,000円について、いったん会社が社員にかわりに現金で支払った。

本来社員が負担すべき家賃を会社がいったん立替えて支払っています。会社が支払った金額は社員へ返還を求めることができる債権となりますので立替金という資産科目で処理します。立替金は資産ですので、その増加額を左側（借方）に「立替金50,000円」と記入してください。同時に現金という資産が50,000円減少していますので右側（貸方）は「現金50,000円」となります。

2．上記1の立替金50,000円を社員の給料200,000円から天引きし、残額を現金で支給した。

社員への給料200,000円の支給にさいし、立替金50,000円を天引きし、残額を現金で支給しています。給与と相殺されることにより立替金が減少していますので右側（貸方）に「立替金50,000円」と記入します。なお給与は費用の科目ですので、その発生額を右側（借方）に記帳し、給与と立替金との差額を現金とし、これを右側（借方）に記帳して左右の合計金額を一致させます。

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